Work Order Policy

WORK ORDER ACCEPTANCE POLICY – English – PLEASE COPY AND TRANSLATE TO SPANISH AS NEEDED – MAY BE PROVIDED BELOW.  

Purpose of Policy:

This is being provided to answer most all questions our field partners may have during a work order or renovation.  It ELIMINATES any conversations or discussions around responsibility, pay, progress, or creating unnecessary risk for either party.  We must spend our time making progress, and not answering basic business questions so we document them here to give industry acceptable and common sense rules for all involved.  Work progress must keep up with payment processing is one general rule and thank you for your help.

Contractor Conduct, Insurance, and Professional Standards Before Accepting ANY Orders

This policy outlines requirements and procedures for engaging ANY construction contractors. The aim is to minimize risk and ensure communication, safety, compliance, and quality work in a way our homeowners feel is more than appropriate.  Our Contractor Work Order Risk Management Policy includes a section on understanding the policy in English or Spanish and agreement to all terms, as well as a section on PROFESSIONALISM and important payment terms.

Professionalism, Site Cleanliness and Site Access:

We avoid partnering with unstable or risky businesses.  Contractors must provide accurate information during the pre-approval process, or they risk disqualification or termination.

You can only be at a property if you have A VALID WORK ORDER WITH THE DATES ON IT.   Further, DAILY SITE SECURITY AND SAFETY IS YOUR RESPONSIBILITY – lock up as may be required.  No non-working individuals, including family, friends, or minors, are allowed on job sites during bids or workdays. Only authorized personnel involved in the project may be on-site. We have owner occupied properties and security and permitted access is paramount.  Job sites are to be clean and orderly every day during the agreement and work or we charge a fee of $125 per day if we ask to remove and no action is taken.

Contractor Accountability Policy:    We prioritize transparency, accountability, and the highest standards of professionalism in all contractor engagements. To ensure successful outcomes and maintain consistency in our projects, we have established the most basic policies and procedures:

1. Material Selection and Approval.  All materials proposed for use in any project must be pre-approved by us before procurement. Contractors are required to submit detailed specifications, including brand, type, and quantity of materials, for review and approval. Unauthorized material purchases or substitutions will not be reimbursed and may result in penalties.

2. Construction Plans and Documentation.  Contractors must provide comprehensive construction plans and detailed documentation outlining the scope of work before project commencement. This includes measurements, diagrams, and any technical drawings necessary for execution. Plans must be submitted to us for review and approval to ensure alignment with project goals.

3. Schedule and Pricing Acknowledgment.  Prior to the start of any work, contractors must acknowledge in writing their understanding of the project schedule and the pricing outlined in the contract. Any deviations from the agreed schedule or pricing must be communicated immediately and approved in writing. Failure to adhere to the schedule or pricing without prior approval may result in penalties or termination of the contract.

4. Turnkey Project Delivery.  We require all projects to be delivered in a turnkey manner, meaning all work must be completed to a ready-to-use standard. This includes final inspections, punch list resolutions, and any necessary cleanup. Contractors are responsible for ensuring the project meets this standard before final submission.

5. Accountability Measures

• Quality Control: Contractors are responsible for delivering work that meets or exceeds industry standards. Any defects or subpar workmanship identified during or after the project will require immediate rectification at the contractor’s expense.
• Transparency: Contractors must maintain open and honest communication throughout the project. Misrepresentation of skills, capabilities, or progress will not be tolerated and may lead to contract termination.
• Documentation and Records: All decisions, approvals, and changes must be documented in writing and stored in the project record. Verbal agreements will not be recognized as binding.

Drug Free, Smoke Free Work Area:

We have a zero tolerance for drug use at any job site, or homesite we service.  If home is occupied, or appears occupied – no smoking permitted on or near the customer home.  This means you must go to your vehicle or alley ways, etc. if you require a smoke break.  No litter permitted on jobsite, and must be kept neat and orderly.

All Proper Tools & Materials of the Trade (including YOUR Vehicles):

Contractors must use appropriate work vehicles in good condition while on-site.  This includes any pre job bidding visits, etc.  Contractors should park in designated areas without obstructing access points. Contractors must have proper, well-maintained tools and equipment for the project before starting work.n  They must bring materials to the jobsite with them.   Our firm is the customer and NOT part of your production team for deliveries or material running.

All tools and equipment should meet industry standards and safety regulations.  We are purchasing “turn key” services where the item can be sold to the end customer at end of your work order duties.  We do not purchase partial or defective work.  Do not remove materials we purchase from our job sites without express permission.

Contractor Selection & Hiring:

Contractors must be pre-approved and provide at least 3 professional references.  We also use pictures of trucks, signage, past jobs and more as we evaluate.  We will background checks on all contractors.

Contractors must demonstrate proficiency in using computer and internet-based systems, including project management software.

Insurance and Licensing:

We will not hire contractors without insurance.  Contractors must provide proof of current insurance, including general liability and workers’ compensation.  We may also request during any current job.   You must have all necessary licenses and permits for the type of work orders you handle.

You are a 1099 contractor.  Therefore, contractors must indemnify the company against any claims or damages.

Work Orders, Assignments and Contracts:

All work orders must be documented and signed by both parties.  Scope of Work and Contracts will clearly specify the scope, specs, start date, timeline, predetermined pricing and payment terms.  Prices do not often change for no reason once job starts and NO UNAPPROVED WORK IS TO OCCUR.  We do not let contractors over charge for their work, we reserve right to quality check all,  and we work to protect our clients each day.   Our process include dispute resolution and termination conditions.

Our group is NOT part of your production team or staff.  Do not rely upon us for onsite supervision, business loans, delivery or errands.  We need TURN KEY providers that understand the finished product.

Quality & Quality Control.  a Punchlist is NORMAL

All maintenance and remodel work should be to proper quality and like and similiar to the neighborhood properties.  If the price for the work order does not match the quality required – PLEASE DO NOT PROCEED.  Do not perform a poor job and then point to budget or quality after.  Please do not proceed, and do not perform low quality services unless you have addressed it, in writing, in advance and have full approval.  Industry standards apply to all trades.

All work is to warranted for labor for a period of 1 year.  If you are repairing something and do not think it will last several years – please stop and consult us with specifics so we can decision as a team.

You, your field managers, and we should inspect work regularly to ensure compliance with ALL specifications and industry standards.  We require contractors to proactively and promptly address any deficiencies or safety issues.  We charge a fee of $75 for failed QC inspections of work so please make sure you have properly checked your work before notifying us to inspect and pay.

Safety and Compliance:   Contractors must adhere to all city codes, safety regulations and property management policies.  Contractors must follow OSHA guidelines and maintain a safe work environment.

Lien Release: Contractors must provide a lien release form upon completion of work and before final payment is made.  Lien releases must be submitted for all subcontractors and suppliers used in the project, OR at the property.  Our firm will hold back nomral retainage based on percent (%) actual work completed and WE ONLY PAY ON COMPLETED WORK.

Confidentiality and Non-Circumvent Are Important:

Contractors agree here, and must further sign a confidentiality agreement protecting company and client information.

Non-circumvent agreement: Contractors hereby agree not to approach or engage with the homeowner, or company’s clients directly, for the purpose of securing additional work, discussing finances, future contracts or other business, without the company’s express written permission.  All approaches should be reported to the company immediately.  The company can edit the scope with your firm as it deems fit.

Photos, Videos and Proof of Work – REQUIRED: Contractors must provide (and deliver into our system) photographs or videos showing the project at its various stages: before, during, and after completion.  These visual records serve as proof of work completed and are REQUIRED for final inspection and payment approval.  Once again, this is REQUIRED FOR PAYMENT and/or PROGRESS PAYMENTS. Notes and an explain of how work order was properly performed to specifications is also required and can be as little as 3 to 5 sentences.

 Contractor Branding and Advertising NOT Permitted:

Contractors must avoid promoting their business on our job sites, including wearing branded clothing or displaying their logos.  They must wear neutral clothing without branding. We provide shirts if necessary.

Contractors should not display or leave advertising materials on company or homeowner properties.  If approached by a neighbor, ONLY the company is to be promoted, not the Contractor entity.

Daily Job Updates and Technology Requirements:

Contractors must be proficient in using the company’s technology systems, including any project management software, apps, or online portals required.  If you are not sure how to operate it, you should find an admin person on your team to meet this requirement.

Contractors are required to provide DAILY UPDATES on project progress, including photos and written reports, via the designated technology platforms.  If we have to go obtain our own photos a fee of $65 per visit will be charged to your job value.

Failure to comply with photo, technology and update requirements may result in penalties or termination of the contract.

Language and Agreement:

Contractors must fully understand and agree to this policy in either English or Spanish, depending on their language of choice.  Code of Conduct Policy as well.  Contractors will not accept a work order unless they agree to all terms outlined in this policy.  We expect a high standard of communication to ensure quality and on time delivery.

Payment Terms, Financial Management and W-9:

Payments will be DIRECTLY tied to completion of work or milestones.  We shall withhold final payment (standard retainage) until all work is completed and inspected. (per a scheduled inspection so let us know a day in advance).  Please do not ask us to view work before it is done.  Failed inspections are billed to contactor at the rate of $75 each.  We will monitor contractor invoices for accuracy and adherence to contract terms.

Pay is determined during the bid for scopes, vs. due dates and timing.  A $1000 job that was approved to be done today, IT DOES NOT have the same value if contractor misses due date or stretches the job out for 3 or 4 days.  If contractor changes delivery terms on the company – please expect the pay to be adjusted to accommodate in fairness to all involved.

Final payment will be made only after the work has been inspected and approved for quality.  Payments will be made on banking days and may take 3-5 business days to process.  WE DO NOT PAY INSTANTLY AT COMPLETION – Be Aware.  Our payments are based on our scope of work and at no time will we pay on unsolicited work or unsolicited invoices which may be deemed incorrect or out of scope.

Delays in payment may occur if work does not meet required standards or if there are outstanding issues to be resolved – this includes punch lists, and CLEANING OF JOBSITE BACK TO ORIGINAL CONDITION.

Contractors are responsible for their own taxes and will submit a signed W9 prior to payment for any relationship exceeding the IRS $600 threshold.

Contractors are responsible for paying their own material costs and ensuring materials are of high quality and suitable for the job.

Termination:

We may end a scope of work or contract for non-performance, or unreasonable delay.  The company can terminate without penalty under these specific circumstances.  By following these guidelines, we aim to manage risk effectively and maintain a professional relationship with contractors ensuring professionalism, quality and safety in our properties.

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WORK ORDER ACCEPTANCE POLICY

Contractor Conduct, Insurance, and Professional Standards Before Accepting ANY Orders

Esta política describe los requisitos y procedimientos para contratar a cualquier contratista de construcción. El objetivo es minimizar el riesgo y garantizar la comunicación, seguridad, cumplimiento y calidad del trabajo de manera que nuestros propietarios consideren más que apropiada.

Nuestra Política de Gestión de Riesgos de Órdenes de Trabajo de Contratistas incluye una sección sobre la comprensión de la política en inglés o español y el acuerdo con todos los términos, así como una sección sobre PROFESIONALISMO y términos de pago importantes:

Professionalism and Site Access:

Evitamos asociarnos con negocios inestables o de riesgo. Los contratistas deben proporcionar información precisa durante el proceso de preaprobación, o arriesgan la descalificación o terminación.

Solo puede estar en una propiedad si tiene UNA ORDEN DE TRABAJO VÁLIDA CON LAS FECHAS CORRESPONDIENTES. Además, LA SEGURIDAD Y LA PROTECCIÓN DIARIA DEL SITIO SON SU RESPONSABILIDAD: cierre con llave según sea necesario. No se permiten personas no trabajadoras, incluidos familiares, amigos o menores, en los sitios de trabajo durante las ofertas o los días de trabajo. Solo el personal autorizado involucrado en el proyecto puede estar en el sitio.

Drug Free, Smoke Free Work Area:

Tenemos una tolerancia cero para el uso de drogas en cualquier sitio de trabajo o casa que servimos. Si la casa está ocupada o parece ocupada, no se permite fumar en o cerca de la casa del cliente. Esto significa que debe ir a su vehículo o a los callejones, etc., si necesita un descanso para fumar. No se permite la basura en el sitio de trabajo y debe mantenerse limpio y ordenado.

All Proper Tools & Materials of the Trade (including YOUR Vehicles):

Los contratistas deben utilizar vehículos de trabajo apropiados y en buen estado mientras estén en el sitio. Esto incluye cualquier visita previa a la oferta de trabajo, etc. Los contratistas deben estacionarse en áreas designadas sin obstruir los puntos de acceso. Los contratistas deben tener herramientas y equipos adecuados y bien mantenidos para el proyecto antes de comenzar a trabajar.

Todas las herramientas y equipos deben cumplir con los estándares de la industria y las regulaciones de seguridad.

Contractor Selection & Hiring:

Los contratistas deben ser preaprobados y proporcionar al menos 3 referencias profesionales. También usamos fotos de camiones, letreros, trabajos anteriores y más durante la evaluación. Realizaremos verificaciones de antecedentes de todos los contratistas.

Los contratistas deben demostrar competencia en el uso de sistemas basados en computadoras e internet, incluido el software de gestión de proyectos.

Insurance and Licensing:

No contratamos a contratistas sin seguro. Los contratistas deben proporcionar prueba de seguro actual, incluyendo responsabilidad general y compensación laboral. También podemos solicitarlo durante cualquier trabajo actual.

Debe tener todas las licencias y permisos necesarios para el tipo de órdenes de trabajo que maneja.

Es un contratista 1099. Por lo tanto, los contratistas deben indemnizar a la empresa contra cualquier reclamación o daño.

Work Orders, Assignments and Contracts:

Todas las órdenes de trabajo deben ser documentadas y firmadas por ambas partes. El Alcance del Trabajo y los Contratos especificarán claramente el alcance, especificaciones, fecha de inicio, cronograma y términos de pago. Incluirá la resolución de disputas y las condiciones de terminación.

Quality & Quality Control:

Todo el trabajo debe tener una garantía de mano de obra por un período de 1 año. Si está reparando algo y no cree que durará varios años, por favor deténgase y consúltenos con detalles para que podamos tomar una decisión en equipo.

Usted, sus gerentes de campo y nosotros debemos inspeccionar el trabajo regularmente para asegurar el cumplimiento con TODAS las especificaciones y estándares de la industria. Requerimos que los contratistas aborden de manera proactiva y rápida cualquier deficiencia o problema de seguridad. Cobramos una tarifa de $75 por inspecciones de control de calidad fallidas, así que asegúrese de haber revisado adecuadamente su trabajo antes de notificarnos para inspeccionar y pagar.

Safety and Compliance:

Los contratistas deben adherirse a todos los códigos de la ciudad, regulaciones de seguridad y políticas de gestión de propiedades. Los contratistas deben seguir las directrices de OSHA y mantener un ambiente de trabajo seguro.

Lien Release:

Los contratistas deben proporcionar un formulario de liberación de gravamen al completar el trabajo y antes de que se realice el pago final. Las liberaciones de gravamen deben ser presentadas para todos los subcontratistas y proveedores utilizados en el proyecto, O en la propiedad.

Confidentiality and Non-Circumvent Are Important:

Los contratistas acuerdan aquí y deben además firmar un acuerdo de confidencialidad que proteja la información de la empresa y del cliente.

Acuerdo de no circunvalación: Los contratistas acuerdan no acercarse ni involucrarse con el propietario de la casa o los clientes de la empresa directamente, con el propósito de asegurar trabajo adicional, contratos futuros u otro negocio, sin el permiso expreso por escrito de la empresa. Todos los acercamientos deben ser reportados a la empresa de inmediato. La empresa puede editar el alcance con su firma como lo considere oportuno.

PHOTOS, VIDEOS AND PROOF OF WORK – REQUIRED:

Los contratistas deben proporcionar (y entregar en nuestro sistema) fotografías o videos que muestren el proyecto en sus diversas etapas: antes, durante y después de la finalización. Estos registros visuales sirven como prueba del trabajo completado y son REQUERIDOS para la inspección final y la aprobación del pago. Nuevamente, esto es REQUERIDO PARA EL PAGO.

También se requieren notas y una explicación de cómo se realizó la orden de trabajo según las especificaciones y pueden ser tan solo 3 a 5 oraciones.

Contractor Branding and Advertising NOT Permitted:

Los contratistas deben evitar promover su negocio en nuestros sitios de trabajo, incluyendo el uso de ropa con marca o la exhibición de sus logotipos. Deben usar ropa neutra sin marca. Proporcionamos camisetas si es necesario.

Los contratistas no deben exhibir ni dejar materiales publicitarios en propiedades de la empresa o del propietario. Si un vecino se acerca, SOLO se debe promover la empresa, no la entidad del contratista.

Daily Job Updates and Technology Requirements:

Los contratistas deben ser competentes en el uso de los sistemas tecnológicos de la empresa, incluido cualquier software de gestión de proyectos, aplicaciones o portales en línea requeridos. Si no está seguro de cómo operarlo, debe encontrar una persona administrativa en su equipo para cumplir con este requisito.

Los contratistas deben proporcionar ACTUALIZACIONES DIARIAS sobre el progreso del proyecto, incluyendo fotos e informes escritos, a través de las plataformas tecnológicas designadas.

El incumplimiento de los requisitos tecnológicos y de actualización puede resultar en sanciones o la terminación del contrato.

Language and Agreement:

Los contratistas deben entender completamente y estar de acuerdo con esta política en inglés o español, según su idioma de preferencia. Política de Código de Conducta también.

Los contratistas no aceptarán una orden de trabajo a menos que estén de acuerdo con todos los términos descritos en esta política. Esperamos un alto nivel de comunicación para garantizar calidad y entrega a tiempo.

Payment Terms, Financial Management and W-9:

Los pagos estarán vinculados a la finalización del trabajo o hitos. Retendremos el pago final hasta que todo el trabajo esté completado e inspeccionado. (según una inspección programada, así que háganoslo saber con un día de antelación). Por favor, no nos pida revisar el trabajo antes de que esté hecho. Las inspecciones fallidas son facturadas al contratista a la tarifa de $75 cada una. Monitorearemos las facturas de los contratistas para precisión y adherencia a los términos del contrato.

El pago se determina durante la oferta de alcances, vs. fechas de vencimiento y tiempos. Un trabajo de $1000 aprobado para ser realizado hoy NO tiene el mismo valor si el contratista no cumple con la fecha de vencimiento o extiende el trabajo por 3 o 4 días. Si el contratista cambia los términos de entrega a la empresa, espere que el pago sea ajustado para acomodarse en equidad para todos los involucrados.

El pago final se realizará solo después de que el trabajo haya sido inspeccionado y aprobado por calidad. Los pagos se realizarán en días hábiles bancarios y pueden tardar de 3 a 5 días hábiles en procesarse. NO PAGAMOS INSTANTÁNEAMENTE AL FINALIZAR – Téngalo en cuenta.

Pueden ocurrir retrasos en el pago si el trabajo no cumple con los estándares requeridos o si hay problemas pendientes por resolver, lo que incluye listas de pendientes y LIMPIEZA DEL SITIO DE TRABAJO A SU CONDICIÓN ORIGINAL.

Los contratistas son responsables de sus propios impuestos y deben enviar un W9 firmado antes del pago para cualquier relación que exceda el umbral de $600 del IRS.

Los contratistas son responsables de pagar sus propios costos de materiales y de garantizar que los materiales sean de alta calidad y adecuados para el trabajo.

Termination:

Podemos finalizar un alcance de trabajo o contrato por no rendimiento o demora irrazonable. La empresa puede terminar sin penalización bajo estas circunstancias específicas. Al seguir estas directrices, nuestro objetivo es gestionar el riesgo de manera efectiva y mantener una relación profesional con los contratistas, asegurando profesionalismo, calidad y seguridad en nuestras propiedades.